Hysbysiad Diogelu Data Ymgeisydd GDPR

Beth yw diben y ddogfen hon?

Mae Cangen Caerdydd i Abertawe Llys Nini RSPCA yn “rheolwr data”. Mae hyn yn golygu ein bod ni’n gyfrifol am benderfynu sut rydyn ni’n cadw gwybodaeth bersonol amdanoch chi ac yn ei defnyddio. Darperir yr hysbysiad diogelu data hwn oherwydd eich bod yn gwneud cais am swydd gyda ni (boed fel gweithiwr cyflogedig, gweithiwr neu gontractwr). Mae’n eich gwneud chi’n ymwybodol o sut a pham y bydd eich data personol yn cael ei ddefnyddio, sef at ddibenion yr ymarfer recriwtio, ac am faint o amser y bydd yn cael ei gadw fel arfer. Mae’n rhoi gwybodaeth benodol i chi y mae’n rhaid ei darparu o dan y Rheoliad Diogelu Data Cyffredinol ((EU) 2016/679) (GDPR).

Egwyddorion Diogelu Data
Byddwn yn cydymffurfio â chyfraith ac egwyddorion diogelu data, sy’n golygu y bydd eich data:

  • – Yn cael ei ddefnyddio’n gyfreithlon, yn deg ac mewn ffordd dryloyw.
  • – Yn cael ei gasglu at ddibenion dilys yn unig yr ydym wedi’u hesbonio’n glir i chi ac ni chaiff ei ddefnyddio mewn unrhyw ffordd nad yw’n gydnaws â’r dibenion hynny.
  • – Yn berthnasol i’r dibenion rydym wedi dweud wrthych amdanynt ac yn gyfyngedig i’r dibenion hynny’n unig.
  • – Yn gywir ac yn gyfoes.
  • – Yn cael ei gadw at y dibenion rydym wedi dweud wrthych amdanynt yn unig.
  • – Yn cael ei gadw’n ddiogel.

Y math o wybodaeth rydym yn ei chadw amdanoch

Mewn cysylltiad â’ch cais am swydd gyda ni, byddwn yn casglu, yn storio ac yn defnyddio’r categorïau canlynol o wybodaeth bersonol amdanoch chi:

  • – Gwybodaeth a ddarperir i ni mewn unrhyw curriculum vitae a llythyr eglurhaol.
  • – Gwybodaeth a ddarperir ar unrhyw ffurflen gais, gan gynnwys enw, teitl, cyfeiriad, rhif ffôn, cyfeiriad e-bost personol, dyddiad geni, rhywedd, hanes cyflogaeth, cymwysterau etc.
  • – Gwybodaeth a ddarperir i ni yn ystod unrhyw gyfweliad.

Efallai byddwn hefyd yn casglu, yn storio ac yn defnyddio’r mathau canlynol o wybodaeth bersonol fwy sensitif:

  • – Gwybodaeth am eich hil neu eich ethnigrwydd, credoau crefyddol, tueddfryd rhywiol a barn wleidyddol.
  • – Gwybodaeth am eich iechyd, gan gynnwys unrhyw gyflwr meddygol, cofnodion iechyd a salwch.
  • – Gwybodaeth am unrhyw euogfarnau troseddol a throseddau.

Sut mae eich gwybodaeth bersonol yn cael ei chasglu?

Mae’n bosib y byddwn yn casglu gwybodaeth bersonol am ymgeiswyr o’r ffynonellau canlynol:

  • – Gennych chi, yr ymgeisydd.- Asiantaethau recriwtio yr ydych wedi darparu gwybodaeth iddynt.
  • – Asiantaethau gwirio credyd.
  • – Y Gwasanaeth Datgelu a Gwahardd mewn perthynas ag euogfarnau troseddol.
  • – Y canolwyr a enwir gennych
  • – Ffynonellau sy’n hygyrch i’r cyhoedd, fel gwefannau rhwydweithio cymdeithasol lle rhennir gwybodaeth heb gyfyngiadau neu lle’r ydych chi wedi rhoi caniatâd iddynt rannu â ni.

Sut byddwn yn defnyddio gwybodaeth amdanoch chi

Mae’n bosib y byddwn yn defnyddio’r wybodaeth bersonol rydyn ni’n ei chasglu amdanoch chi i:

  • – Asesu’ch sgiliau, eich cymwysterau a’ch addasrwydd ar gyfer unrhyw rôl arfaethedig.
  • – Cynnal gwiriadau cefndir a gwiriadau canolwyr, lle bo’n briodol.
  • – Cyfathrebu â chi ynghylch y broses recriwtio.
  • – Cadw cofnodion sy’n gysylltiedig â’n prosesau llogi. – Cydymffurfio â gofynion cyfreithiol neu reoliadol.

Mae er ein buddiannau cyfreithlon i benderfynu a ddylid eich penodi i unrhyw rôl gan fod yn rhaid i’r penodiad fod yn addas ac yn gyfreithlon.
Mae angen i ni hefyd brosesu’ch gwybodaeth bersonol i ymrwymo i gontract gyda chi.
Ar ôl ystyried unrhyw wybodaeth gychwynnol (fel mewn CV a/neu lythyr eglurhaol, ffurflen gais neu brawf arall) byddwn yn prosesu’r wybodaeth honno i benderfynu a ydych yn bodloni’r gofynion sylfaenol i fod ar y rhestr fer ar gyfer y rôl. Os ydych chi’n eu bodloni, byddwn yn penderfynu a yw’ch cais yn ddigon cryf i’ch gwahodd i gael cyfweliad. Os ydym yn penderfynu’ch gwahodd i gael cyfweliad, byddwn yn defnyddio’r wybodaeth a ddarparoch yn y cyfweliad i benderfynu a ddylid cynnig y rôl i chi. Os ydym yn penderfynu cynnig y rôl i chi, byddwn wedyn yn gofyn am eirdaon. Mae’n bosib y byddwn hefyd yn cynnal gwiriad cofnod troseddol cyn cadarnhau eich penodiad.

Os na fyddwch yn darparu gwybodaeth bersonol

Os na fyddwch yn darparu gwybodaeth pan ofynnir amdani, sy’n angenrheidiol i ni ystyried eich cais (fel tystiolaeth o gymwysterau neu hanes gwaith), efallai na fyddwn yn gallu prosesu’ch cais yn llwyddiannus. Er enghraifft, os bydd angen i ni gynnal gwiriad credyd neu wirio geirdaon ar gyfer y rôl hon ac nid ydych yn darparu manylion perthnasol i ni, ni fyddwn yn gallu mynd â’ch cais ymhellach.

Sut rydym yn defnyddio gwybodaeth bersonol sy’n arbennig o sensitif

Byddwn yn defnyddio’ch gwybodaeth sy’n arbennig o sensitif yn y ffyrdd canlynol:

  • – Byddwn yn defnyddio gwybodaeth a ddarperir am statws anabledd i ystyried a oes angen i ni ddarparu addasiadau priodol yn ystod y broses recriwtio, er enghraifft a oes angen gwneud addasiadau yn ystod prawf neu gyfweliad.
  • – Efallai y byddwn yn defnyddio gwybodaeth am eich hil neu darddiad cenedlaethol neu ethnig, credoau crefyddol, athronyddol neu foesol, neu eich bywyd rhywiol neu dueddfryd rhywiol, i sicrhau yr adroddir am gyfle cyfartal ac y caiff ei fonitro mewn modd ystyrlon.

Information about criminal convictions

We may process information about criminal convictions where required by the role contemplated to satisfy ourselves that there is nothing in your criminal convictions history which makes you unsuitable for the role. In particular where:

  • – Legal required by a relevant regulatory body
  • – The role is one listed on the Rehabilitation of Offenders Act 1974 (Exceptions) Order 1975 (SI 1975/1023) or is also specified in the Police Act 1997 (Criminal Records) Regulations (SI 2002/233) so is eligible for a standard or enhanced check from the Disclosure and Barring Service.
  • – The role requires a high degree of trust and integrity (for example, if involving access to significant client money) and so we would like to ask you to seek a basic disclosure of your criminal records history.

Gwybodaeth am euogfarnau troseddol

Efallai y byddwn yn prosesu gwybodaeth am gollfarnau troseddol lle mae’r rôl yn mynnu hynny a’i hystyried i fodloni’n hunain nad oes unrhyw beth yn eich hanes euogfarnau troseddol sy’n eich gwneud chi’n anaddas ar gyfer y rôl. Yn arbennig pan:

  • – Ei bod yn ofynnol yn gyfreithiol gan gorff rheoleiddio perthnasol
  • – Mae’r rôl yn un a restrir o dan Ddeddf Adsefydlu Troseddwyr Gorchymyn (Eithriadau) 1974 (SI 1975/1023) neu mae hefyd wedi’i nodi yn Rheoliadau Deddf yr Heddlu 1997 (Cofnodion Troseddol) (SI 2002/233) felly mae’n gymwys ar gyfer gwiriad safonol neu wiriad manwl gan y Gwasanaeth Datgelu a Gwahardd.
  • – Mae angen cryn ymddiriedaeth a gonestrwydd ar gyfer y rôl hon (er enghraifft, os yw’n cynnwys mynediad at arian sylweddol cleient) ac felly hoffem ofyn i chi ofyn am ddatgeliad sylfaenol o’ch hanes cofnodion troseddol.

Gwneud penderfyniadau’n awtomatig#

Ni fyddwch yn destun penderfyniadau a fydd yn cael effaith sylweddol arnoch yn seiliedig ar wneud penderfyniadau awtomataidd yn unig.

Rhannu data

Pam y byddech chi’n rhannu fy ngwybodaeth bersonol â thrydydd partïon?

Os oes angen i ni rannu’ch gwybodaeth bersonol â thrydydd partïon, gan gynnwys darparwyr gwasanaeth trydydd parti ac endidau eraill yn y grŵp, mae’n ofynnol i bawb gymryd mesurau diogelwch priodol i ddiogelu’ch gwybodaeth bersonol yn unol â’n polisïau. Nid ydym yn caniatáu i’n darparwyr gwasanaeth trydydd parti ddefnyddio’ch data personol at eu dibenion eu hunain. Rydym yn caniatáu iddynt brosesu’ch data personol at ddibenion penodol yn unig ac yn unol â’n cyfarwyddiadau.

Diogelu Data

Rydym wedi rhoi mesurau diogelwch priodol ar waith i atal eich gwybodaeth bersonol rhag cael ei cholli’n ddamweiniol, ei defnyddio neu ei chyrchu mewn ffordd anawdurdodedig, ei newid neu ei datgelu. Yn ogystal, rydym yn cyfyngu mynediad at eich gwybodaeth bersonol i’r gweithwyr, yr asiantiaid, y contractwyr a’r trydydd partïon eraill hynny y mae angen iddynt ei gweld at ddibenion busnes. Byddant yn prosesu’ch gwybodaeth bersonol ar ein cyfarwyddiadau ni yn unig ac maent yn destun dyletswydd cyfrinachedd.
Rydym wedi rhoi gweithdrefnau ar waith i ymdrin ag unrhyw achos lle’r amheuir y torrwyd rheolau diogelwch data a byddwn yn eich hysbysu chi ac unrhyw reoleiddiwr perthnasol o achos lle’r amheuir tor-rheol lle mae’n ofyniad cyfreithiol i ni wneud hynny.

Cadw data

Am faint o amser y byddwch chi’n defnyddio fy ngwybodaeth?

Byddwn yn cadw’ch gwybodaeth bersonol am gyfnod o 7 mis ar ôl i ni roi gwybod i chi am ein penderfyniad ynghylch a ddylid eich penodi i rôl. Byddwn yn cadw’ch gwybodaeth bersonol am y cyfnod hwnnw fel y gallwn ddangos, os bydd hawliad cyfreithiol, nad ydym wedi gwahaniaethu yn erbyn ymgeiswyr am resymau gwaharddedig a’n bod wedi cynnal yr ymarfer recriwtio mewn ffordd deg a thryloyw. Ar ôl y cyfnod hwn, byddwn yn dinistrio’ch gwybodaeth bersonol yn ddiogel, yn unol â’n polisi cadw data.

Os ydym am gadw’ch gwybodaeth bersonol am gyfnod hwy, er enghraifft os bydd cyfle pellach yn codi yn y dyfodol ac efallai yr hoffem eich ystyried ar gyfer hynny, byddwn yn gofyn am eich caniatâd am gyfnod penodol.

Hawliau mynediad, cywiro, dileu a chyfyngu

Eich hawliau mewn cysylltiad â gwybodaeth bersonol
Dan amgylchiadau penodol, yn ôl y gyfraith mae gennych hawl i:

  • – Ofyn am fynediad at eich gwybodaeth bersonol (a elwir yn gyffredin yn “gais am fynediad at ddata gan wrthrych y data hynny”). Mae hyn yn eich galluogi i dderbyn copi o’r wybodaeth bersonol rydym yn ei gadw amdanoch a ein bod yn ei phrosesu’n gyfreithlon.
  • – Gofyn am gywiro’r wybodaeth bersonol rydym yn ei chadw amdanoch. Mae hyn yn eich galluogi i gywiro unrhyw wybodaeth anghyflawn neu anghywir rydym yn ei chadw amdanoch.
  • – Gofyn am ddileu eich gwybodaeth bersonol. Mae hyn yn eich galluogi i ofyn i ni ddileu gwybodaeth bersonol lle nad oes rheswm da i ni barhau i’w phrosesu. Mae gennych hawl hefyd i ofyn i ni ddileu eich gwybodaeth bersonol lle rydych wedi arfer eich hawl i wrthwynebu prosesu (gweler isod).
  • – Gwrthwynebu prosesu’ch gwybodaeth bersonol lle rydym yn dibynnu ar fudd cyfreithlon (neu fuddiannau trydydd parti) ac mae rhywbeth am eich sefyllfa benodol sy’n gwneud i chi fod eisiau gwrthwynebu prosesu am y rheswm hwn. Mae gennych hawl hefyd i wrthwynebu lle rydym yn prosesu’ch gwybodaeth bersonol at ddibenion marchnata uniongyrchol.
  • – Gofyn am gyfyngu ar brosesu’ch gwybodaeth bersonol. Mae hyn yn eich galluogi i ofyn i ni ohirio prosesu gwybodaeth bersonol amdanoch chi, er enghraifft os ydych chi am i ni gadarnhau ei chywirdeb neu’r rheswm dros ei phrosesu.
  • – Gofyn am drosglwyddo’ch gwybodaeth bersonol i barti arall.

Os ydych chi am adolygu, gwirio, cywiro neu ofyn am ddileu eich gwybodaeth bersonol, gwrthwynebu prosesu’ch data personol, neu ofyn i ni drosglwyddo copi o’ch gwybodaeth bersonol i barti arall, cysylltwch â ni’n ysgrifenedig.

Eich hawl i dynnu’ch caniatâd yn ôl

Pan gyflwynoch gais i ni, rhoesoch eich caniatâd i ni brosesu’ch gwybodaeth bersonol at ddibenion yr ymarfer recriwtio. Mae gennych yr hawl i dynnu’ch caniatâd am brosesu yn ôl at y diben hwnnw ar unrhyw adeg. I dynnu’ch caniatâd yn ôl, rhowch wybod i ni’n ysgrifenedig. Ar ôl hynny, ni fyddwn yn prosesu’ch cais mwyach ac, yn unol â’n polisi cadw data, byddwn yn cael gwared ar eich data personol yn ddiogel.